I. Cadre Général et Identité du Responsable de Traitement
1.1 Conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
L'association LE BUREAU ET LE RENARD attache une importance absolue au respect de la vie privée des citoyens et des bénévoles qui interagissent avec son portail d'information. La présente politique de confidentialité a pour objet d'exposer de manière claire et compréhensible les modalités selon lesquelles nous collectons, conservons et traitons les données d'identification personnelle sur notre site.
Notre structure applique avec la plus grande rigueur les dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD n° 2016/679) entré en vigueur au sein de l'Union européenne le 25 mai 2018.
1.2 Identité de notre bureau et garanties de neutralité administrative
Le responsable légal du traitement des données personnelles collectées via notre portail institutionnel est le Conseil d'Administration de l'association LE BUREAU ET LE RENARD, représenté par son Président en exercice, domicilié administrativement au siège social de la structure : 15 B RUE DUMONT D’URVILLE, 14000 CAEN.
Nous garantissons le respect le plus strict d'une gouvernance humaine non-lucrative. Aucune autorité tierce ou entreprise commerciale n'est autorisée à accéder à nos registres de données de terrain, protégeant ainsi l'indépendance éthique de notre démarche d'intérêt général.
II. Nature des Données de Terrain Collectées et Finalités Opérationnelles
2.1 Données collectées via le formulaire d'admission
Lorsqu'un utilisateur soumet une demande de candidature bénévole via notre formulaire d'admission institutionnelle, les catégories de données personnelles suivantes sont susceptibles d'être recueillies : Nom, prénom, adresse de messagerie électronique, numéro de téléphone, commune de résidence, programme de terrain visé, et motivations personnelles rédigées.
Le recueil de ces données se fonde sur l'exécution des objectifs statutaires d'intérêt général et sur le consentement éclairé de la personne concernée qui valide le formulaire de manière libre et constructive.
2.2 Transparence opérationnelle et non-marchandisation des données
Ces données de terrain sont exclusivement exploitées pour la planification et l'organisation logistique de nos représentations, ateliers de médiation dramatique et chantiers d'éco-scénographie. L'association s'interdit formellement de commercialiser, d'échanger, ou de céder ces fichiers à des fins publicitaires ou de prospection commerciale.
Notre action, exempte de toute dimension marchande, s'appuie sur la préservation d'un équilibre de confiance absolu avec la collectivité territoriale normande. Vos données ne quittent jamais nos outils sécurisés internes.
III. Durées de Conservation des Données de l'Association
3.1 Délais de conservation pour l'intérêt général
Les données personnelles fournies dans le cadre d'une candidature bénévole sont conservées par notre secrétariat général pendant une durée maximale de trois ans à compter de la dernière interaction constructive initiée par l'adhérent (ou de l'arrêt de son engagement actif). Ce délai est requis pour assurer le suivi d'utilité publique et la coordination logistique pluriannuelle.
À l'expiration de cette durée réglementaire, les données sont définitivement purgées de nos serveurs informatiques locaux ou anonymisées de manière irréversible pour l'établissement de statistiques d'impact à long terme.
3.2 Sécurisation technique des infrastructures
Nos serveurs d'archivage bénéficient de protocoles de sécurité de niveau entreprise, empêchant toute intrusion externe non autorisée. L'accès à nos fichiers de données de terrain est réservé de manière stricte et individualisée aux seuls membres du Conseil d'Administration et aux coordinateurs de programme habilités de l'association, sous la surveillance du secrétariat général de Caen.
Des contrôles d'intégrité réguliers sont planifiés à l'échelle de l'horizon d'activité 2026 afin de prémunir notre registre contre tout risque de perte ou d'altération accidentelle.
IV. Droits des Personnes Concernées et Procédures de Réclamation
4.1 Exercice des droits d'accès, de rectification et d'effacement
Conformément à la législation RGPD en vigueur, chaque citoyen dont les données sont traitées par l'association dispose d'un droit d'accès permanent à ses fiches, d'un droit de rectification des mentions inexactes ou incomplètes, d'un droit à l'effacement définitif de ses données de nos registres, ainsi que d'un droit d'opposition ou de limitation du traitement pour motif légitime.
Pour exercer l'un de ces droits statutaires, il suffit de transmettre une demande écrite par courrier électronique à l'adresse de permanence de notre secrétariat général de Caen : animatefunny@gmail.com. Un justificatif d'identité pourra être requis par mesure de sécurité technique.
4.2 Droit de saisine auprès de l'autorité de contrôle
Nos équipes de direction veillent à apporter une réponse circonstanciée et satisfaisante à toute demande relative au traitement des données personnelles dans un délai maximal d'un mois à compter de la réception de la demande.
Toutefois, si l'intéressé estime que ses droits fondamentaux n'ont pas été respectés ou que le traitement mis en œuvre n'est pas conforme aux règles européennes de protection des données, il dispose du droit de déposer une réclamation officielle auprès de l'autorité nationale de contrôle en France : la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), par voie postale ou via son portail officiel (cnil.fr).